文秘工作是食品藥品監(jiān)督管理工作的重要組成部分。文秘工作的好壞，直接關(guān)系到機關(guān)的正常運轉(zhuǎn)，直接影響到食品藥品監(jiān)督部門的形象。食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)組建的時間不長，由于多種原因，文秘工作基礎(chǔ)較差，文秘人才缺乏，嚴(yán)重影響了整體工作水平的提高。隨著食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展，工作要求越來越高，文秘工作任務(wù)越來越繁重。培養(yǎng)一批高素質(zhì)的文秘隊伍是當(dāng)前食品藥品監(jiān)管隊伍建設(shè)一項十分緊迫的任務(wù)。
一、當(dāng)前食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)文秘工作存在的主要問題
近年來，基層食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)文秘工作，在各級領(lǐng)導(dǎo)干部的高度重視下，在全體文秘工作人員的辛勤工作下，取得了一定的成績，但也存在一些問題：
一是認(rèn)識不到位，對文秘工作重視不夠。文秘工作，就是文字秘書工作的簡稱，其主要職責(zé)是通過辦文、辦會、辦事，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。但是，長期以來，人們習(xí)慣認(rèn)為機關(guān)文秘人員無非是抄抄寫寫，收收發(fā)發(fā)，裝裝訂訂，對文秘工作往往不是很重視，常有重監(jiān)督檢查輕文字文書工作的現(xiàn)象，對監(jiān)管中的好做法、好措施、好經(jīng)驗和取得的成效沒有及時總結(jié)和宣傳。甚至一些股室干部還片面地認(rèn)為文秘工作就是機關(guān)辦公室工作，自己股室的文字材料也不主動完成，常常造成材料上報不及時。
二是文秘人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識匱乏。由于食品藥品監(jiān)管局是新成立單位，干部職工都是從行政執(zhí)法部門以外行業(yè)劃轉(zhuǎn)錄用或調(diào)入，他們雖有一定的文秘基礎(chǔ)知識，但對食品藥品監(jiān)管工作實踐經(jīng)驗不足，專業(yè)底子較薄，還不能十分勝任本系統(tǒng)專業(yè)知識很強的文秘工作。
三是文秘工作的職能沒有得到充分發(fā)揮。個別文秘工作人員工作不積極主動，不加強溝通，沒有做到勤請示勤匯報，往往造成文秘工作參謀助手、督促檢查、協(xié)調(diào)綜合的三大職能作用沒有得到較好發(fā)揮。
四是深入基層調(diào)查研究不夠，脫離實際現(xiàn)象嚴(yán)重。由于工作的繁雜性和對文秘工作認(rèn)識的片面性，導(dǎo)致食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)專業(yè)的文秘工作人員深入實際搞調(diào)查研究的時間少，常常坐在辦公室閉門造車，或者從網(wǎng)上巧取豪奪，致使系統(tǒng)內(nèi)的文秘工作脫離實際現(xiàn)象嚴(yán)重。
五是從事文秘工作的人員變動頻繁，新手較多。頻繁輪崗雖然可以使系統(tǒng)內(nèi)的干部職工可以多方面，全方位的掌握食品藥品監(jiān)管工作，但是另一方面也使系統(tǒng)內(nèi)的文秘工作受到嚴(yán)重的波及，特別是辦公室等專業(yè)的文秘工作人員變動頻繁則表現(xiàn)得更加明顯。
六是檔案管理不太規(guī)范，文件資料不完整。檔案資料是文秘工作有史可鑒的一個重要渠道。由于系統(tǒng)成立時間短，前期檔案不夠完善，缺乏系統(tǒng)性，致使文秘工作難以從歷史資料中去尋找可以借鑒的依據(jù)。
二、做好文秘工作幾點思考
針對上述存在的問題，結(jié)合現(xiàn)代文秘工作的特點，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面抓好食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)文秘工作。
（一）充實高素質(zhì)機關(guān)工作人員。文秘工作是一項基礎(chǔ)性重要工作，辦文質(zhì)量的優(yōu)劣和辦文效率的高低，直接影響到機關(guān)的正常運行和機關(guān)的對外形象。無論是主要領(lǐng)導(dǎo)還是分管領(lǐng)導(dǎo)都要十分重視辦公室文秘工作，根據(jù)工作需要，要不斷優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)，調(diào)整充實文秘工作人員。在使用和引進人才方面要不拘一格，樹立“能者先上”的用人原則，采取“走出處，請進來”的路子，做好利用和引進人才工作?？啤⒐墒乙x拔德才兼?zhèn)涞募媛毼拿毓ぷ魅藛T，負(fù)責(zé)本科、股室的信息收集、文字資料的撰寫等工作。同時,要突出重點、指向明確,對現(xiàn)有人才加強學(xué)習(xí)，加大培訓(xùn)力度，有效提高文秘隊伍整體素質(zhì)。
（二）嚴(yán)肅認(rèn)真地抓好公文處理。嚴(yán)格按照機關(guān)公文處理的有關(guān)規(guī)定，高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，認(rèn)真做好公文處理各個環(huán)節(jié)的工作，保證公文質(zhì)量。特別是文稿起草工作，做到既符合上級政策，具有科學(xué)性、嚴(yán)密性，又切合實際，有所創(chuàng)新，易于操作，還有較高的文字水平；嚴(yán)格公文處理程序，杜絕機關(guān)公文“倒流”、“亂流”現(xiàn)象發(fā)生；認(rèn)真搞好公文審核，把好政策關(guān)、文字關(guān)和格式關(guān)，努力做到政策上不出漏子，法律上不出偏差，文字上不出問題，格式上不出錯誤；在文件的制發(fā)上，認(rèn)真執(zhí)行國家技術(shù)監(jiān)督部門制定的公文質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高公文印制水平。特別是在重要文件的起草上，包括主題的確定、文件的結(jié)構(gòu)、觀點的形成、材料的組合、實例的運用都做到細(xì)致地充分考慮，力求使寫出來的文稿有高度，有新意，對工作有指導(dǎo)意義，能代表機關(guān)的最高水平；為領(lǐng)導(dǎo)同志起草、修改各類文稿，始終站在領(lǐng)導(dǎo)的角度來思考，對領(lǐng)導(dǎo)同志的一些重要觀點，認(rèn)真進行論證、修改、補充和完善，力求使文稿充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的水平和風(fēng)格，做到觀點正確、思路清晰、邏輯嚴(yán)密、文字精煉，有深度、有新意，對工作有針對性和指導(dǎo)性。同時，要從“文山”中解放文秘工作人員，優(yōu)化辦文流程，提高辦文效能，控制發(fā)文數(shù)量，使局機關(guān)文件質(zhì)量明顯提升，文件數(shù)量大幅下降。
（三）扎實有效地搞好信息工作。首先建立健全信息網(wǎng)絡(luò)和信息報送制度。組建全市系統(tǒng)自上而下的信息網(wǎng)絡(luò)，局辦公室文秘人員具體負(fù)責(zé)采集報送信息的日常工作，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)全市系統(tǒng)的信息工作。同時將信息工作納入目標(biāo)管理，要求局屬各單位、各科股室的工作信息內(nèi)容要客觀反映工作動態(tài)和重點、難點、焦點問題，并做到及時、真實、準(zhǔn)確。全市系統(tǒng)信息工作緊緊圍繞中心工作和各階段重點工作，在信息的深度上和廣度上做實做好文章，注重報道和反映全市系統(tǒng)推進中心工作的新舉措、新成果和新經(jīng)驗。
（四）切實加強文秘人員素質(zhì)建設(shè)。一是抓好業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。從目前我們文秘隊伍的自身素質(zhì)來看，在思想層面、思維層面上與為行政領(lǐng)導(dǎo)提供高層次、有價值的參謀服務(wù)要求相比，還存在不小的差距。要改變這種狀況，首先要求文秘人員必須加強自身的理論學(xué)習(xí)，不斷提高自身的觀察、分析、判斷能力。文秘人員必須增強新的思維方式，打破舊的傳統(tǒng)的思維模式，跳出成天圍著事務(wù)打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的老套做法，經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮大事、要事。其次，要經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。既然文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，那么領(lǐng)導(dǎo)工作需要的知識，文秘人員也要學(xué)習(xí)和掌握；領(lǐng)導(dǎo)工作涉及的領(lǐng)域，文秘人員都應(yīng)該了解和懂得?？傊?，要經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，盡量使自己的想法與領(lǐng)導(dǎo)考慮的思路基本相吻合，參謀助手作用才能充分發(fā)揮出來。第三，要勤于調(diào)查研究和積累資料。行政領(lǐng)導(dǎo)決策需要的是數(shù)據(jù)、事實、狀態(tài)分析、發(fā)展趨勢預(yù)測。這就要求文秘干部經(jīng)常深入實際、深入基層進行調(diào)查研究，掌握第一手材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供翔實可靠的事實依據(jù)。同時，作為文秘人員必須做到勤于積累資料，平時準(zhǔn)備充分，隨時拿得出，用得上，這是當(dāng)好參謀助手的基本要求。二是提高自身能力。文秘人員工作中的一個重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，文秘人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)律。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實的內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求文秘人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。根據(jù)職責(zé)的要求，文秘人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，文秘人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能；另一方面，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗，增強運用系統(tǒng)觀點統(tǒng)籌安排工作的水平。三是加強個人修養(yǎng)。文秘人員要強化角色意識，找準(zhǔn)自己的工作坐標(biāo)，保持清醒的頭腦，正確把握自己，擺正位置，淡泊明志，樂于奉獻，不追求名利地位，不計較個人得失，不越權(quán)辦事。要嚴(yán)于律己，保持平和的心態(tài)，堅持自警、自省、自勵，做到面對委屈誤解泰然處之，坦蕩為人，安心做事，甘于幕后，默默奉獻。另外，文秘人員在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方，談吐文雅。四是強化職業(yè)道德。秘書人員要做好本職工作，還要具有高尚的職業(yè)道德。首先，要忠于職守。對我們來說，忠于職守就是忠于食品藥品監(jiān)管事業(yè)，忠于本職工作，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍。其次，要嚴(yán)守機密。文秘人員接觸內(nèi)部文件多，參加重要會議多，一句話，接觸機密多，因此，文秘人員要具有高度的政治責(zé)任感、嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和牢固的保密觀念。自覺遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守自己所知曉的秘密事項，絕不在任何場合向任何人炫耀和泄露領(lǐng)導(dǎo)在決策和管理活動中一些暫時不宜公布的事項，以免給機關(guān)帶來損失，給領(lǐng)導(dǎo)帶來被動。第三，要講求效率。文秘人員一定要注重工作效率，培養(yǎng)雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。當(dāng)日可以處理完畢的，就不要推到明天；急辦的事就要馬上去辦?？傊?，要把公文處理的時間壓縮到最低限度。第四，要善于合作。文秘人員工作頭緒多、涉及面廣，往往需要幾個科室以及辦公室全體同事的共同努力才能完成，如果單靠自己單槍匹馬，是做不好所有工作的。因此，要善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。第五，要恪守信用。文秘工作嚴(yán)謹(jǐn)慎密、責(zé)任重大。必須在工作和人際交往中恪守信用，如安排會議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時；接受任務(wù)如不能近期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。
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